Studie: Optimierungspotenziale in der Finanzbuchhaltung

Ziel dieser Studie war die Ermittlung des qualitativen und quantitativen Status Quo der Strukturen und Prozesse in der Finanzbuchhaltung des deutschen Mittelstandes. Auf dieser Basis wurden die Daten analysiert und generelle Optimierungspotenziale für den Mittelstand abgeleitet.

Hierbei sind folgende sechs Bewertungskriterien zugrunde gelegt worden:

1. Unternehmen und Organisationsstruktur
2. Geschäftsprozesse
3. Qualitätsmanagement
4. Systeme und Technologie
5. Quantitative Daten
6. Optimierungspotenziale

Entsprechend der Ausprägung dieser Bewertungskriterien wurden alle teilnehmenden Unternehmen eingestuft und verglichen.

Der Rücklauf der Studie zeigt, dass das Thema Finanzbuchhaltung bezüglich Status Quo und deren Optimierung beim Mittelstand auf ein starkes Interesse gestoßen ist. Die meisten befragten Unternehmen sind international tätig und müssen sich im globalen Wettbewerb behaupten. Viele sind in ihrer Sparte führend in den jeweiligen Märkten.

Die Ergebnisse zeigen, dass fast alle Unternehmen ihren Standardisierungs- und
Automatisierungsgrad noch nicht ausgeschöpft haben. Indizien hierfür sind die oft
fehlende Prozess- und Kostentransparenz, der geringe elektronische Anteil der gesamten Rechnungslogistik und der noch geringe Standardisierungsgrad der Aktivitäten.

Weiterhin gewinnt auch die organisatorische Komponente der Finanzbuchhaltung an
Relevanz. Im Gegensatz zu Großkonzernen ist die Finanzbuchhaltung im Mittelstand
häufig noch auf verschiedene Standorte verteilt. Die Zusammenführung zu Shared
Services, also die Bündelung von Prozessen an einem oder wenigen Standorten, sowie das Thema Outsourcing, einer Teil- oder Komplettauslagerung von Prozessen an einen spezialisierten Dienstleister, bieten weitere Potenziale.

Einige Unternehmen haben in den letzten Jahren transaktionsintensive Tätigkeiten an einen Dienstleister ausgelagert und waren mit dem Ergebnis zufrieden. Kostensenkungen, Konzentration auf Kernkompetenzen und Qualitätssteigerungen sind die Haupttreiber dieser Unternehmen. Auf der anderen Seite lehnen die meisten Unternehmen eine Auslagerung derzeit noch ab, da sie in erster Linie Kontroll-, Macht- und Qualitätsverlust fürchten.

Durch einen vermehrten Einsatz von elektronischen Prozessen können weitere
Effizienzen gehoben werden. Dieses bedarf einer intensiven Reorganisation der Prozesse und der Einführung modernster Technologie.

Insgesamt wurden fünf wesentliche Erfolgsfaktoren identifiziert, die in der
Gesamtbetrachtung der teilnehmenden Unternehmen zu einer Optimierung im Bereich Finanzbuchhaltung führen können:

• hoher Standardisierung- und Automatisierungsgrad der Prozesse
• ganzheitliche Prozessbetrachtung und eine danach ausgerichtete Reorganisation
• elektronische Rechnungslogistik, E-Workflows und digitale Archivierung
• Überprüfung einer Konsolidierung der Tätigkeiten im Bereich Finanzbuchhaltung an einem oder wenigen Standorten (Shared Service Center)
• Überprüfung einer Auslagerung von transaktionsintensiven Tätigkeiten an einen externen Dienstleister

Die Beachtung und konsequente Umsetzung dieser Erfolgsfaktoren bilden die Grundlage für eine Effizienzsteigerung sowie eine Erhöhung der Qualität und Transparenz innerhalb der administrativen Prozesse.

Weitere Informationen und die Studie selbst erhalten Sie bei Uwe Kunft unter uwe.kunft(at)buw.de.